タスク管理や上司との折り合いの問題を解決しようと考えていたが、
そもそもの仕事量が多い気がしたので、実際の仕事にかけている時間を計測してみた。
予定を立てて本来やるべきことに着手する前に会議やそのほかのことで8時間使っている日もある。
そりゃ終わるはずがない。
何も準備せず会社に出勤するだけで8時間分仕事ができてしまうわけだ。
そこで無駄を減らすことを身に着けるため。
「減らす技術」を読んでみた。
この本通りに実践することで、限られた時間を有意義に使うことができるだろう。
- 記事を読むと
- やることを減らすのになぜ成果を上げられるのか？が理解できる
- 本質について集中して処理する方法を学べる
やることを減らすことで成果を上げる
ぱっと考えると
多くのことを効率よくこなすのが重要で
やることを減らすと成果は減ってしまうと思ってしまうかもしれない。
それが今までの俺だった。
そんな俺に刺さった文章は、
「数えきれない仕事をこなしたところで意味のあることを成し遂げた」とはイコールではない
つまり内容の薄い１０個の仕事より、1つに集中して成し遂げたほうがはるかに有意義なことなのだ。
そのために6原則が示されている。
- 制限する
- 本質に迫ることだけを選ぶ
- シンプルにする
- 集中する
- 習慣化する
- 小さく始める
①制限する
何事も制限をしないと弱い。力を発揮できない。
簡単に言うと
①無限のことに力を注ぐ
②１つのことだけに力を注ぐ
どちらが成果を出せるかって話だ。
ちなみに俺の今年の目標は下記のようになっている。
受注工事をやりながら、コストダウン検討、新機種開発、既存機種の改良、標準化検討、部下の指導用の教育資料作成、不具合が出ないような仕組み作り、情報の効率的な共有方法検討、特許出願アイデア出し
これだけを詰め込んで同時に行っていてどんな成果が出せるだろう。
今までただ仕事を”こなして”いたのだ！
誰のために？そう上司の成果ために！
時間という枠が決まっている中にあれもこれも詰め込むのは、1枚のエコバックしか持っていないのに、買い物かご3カゴ分買い物をしようとしているようなものだ。
普通に考えると3カゴも４カゴもどんどん増やすことはせず、エコバックに収まる程度、最悪はみ出ても持って歩けるだけの本当に必要な物を購入するだろう。
それなのに、なぜ仕事はそうではないのか？自分が処理できる時間は限られているのに、
仕事を４つも５つも６つも積まれていく。
まず、このグループに蔓延ってるそこの考えをたたき直す必要がある。
②本質に迫ることだけを選ぶ
生産性を上げるといって、何をすべきかではなく、とにかく何でも手早く済ませることを
片づける技を身に着けたところでいつまでも飛び込んできたものを何もかもやる羽目になってしまう。
他人のニーズや気まぐれに翻弄されるだけなのだ
まさにこの通りだ！深く心に突き刺さる。
かといって、やみくもに減らすのではなく、本質に迫ることが重要だ。
本質に迫ることを見極める９つの質問が示されている。
- どんなことに価値を感じているか？
- どんなゴールを目指しているか
- 心から好きなものはなにか？
- 何が大切なことなのだろうか
- もっともインパクトが大きいことはどれだろう
- 長期的インパクトがあることはどれだろう
- それは必要なものかほしいものか
- 本質に迫ることではないことはなにか
- まだ減らせることはないか
つまり、これらは誰かに決めてもらうものではなく、
色んな場面に当てはめて、自分の頭で自分の軸となる考えを持つ必要がある！
③シンプルにする
減らすことはそれほど楽ではない。
TODOリストの中から本質に迫ることを３つ選びだす。
それ以外のことをできるだけ減らしたい。
まず本質に迫ること以外のものに線を引く
次に他の人に回せるものは回す
自分でやらなければならないが特に今日やる必要はないものは後回しにする。
そして大事なのは、
本質に迫る仕事以外を頼まれたときは「ノー」ということを覚える
④集中する
マルチタスクであちこち手を出すより、シングルタスクで今この時に集中したほうが生産性は高まる。
- ゴールに集中
- 「今」に集中
- 目の前の取り組みに集中
- ポジティブな考えに集中
- シングルタスクに集中
マルチタスクがうまくいかない理由
タスクごとに切り替える必要ある
ストレスの原因になって間違いも増える
パニックを起こすもとになる。
シングルタスクのやり方７つのポイント
- 朝一番に最も重要なタスクを片付ける
- 集中の邪魔になるものをすべて取り除く
- 気が散ったらゆっくり深呼吸して集中しなおす
- 割り込んできた仕事はとりあえず棚上げする
- タスクを達成したらスケジュールを見直す
- 中断するときはすぐ再開できるようにしておく
- リラックスして楽しむ
この中で一番大事なのは①の最も重要なタスクが終わるまで
他にいっさい手を付けないということだ！
１７時なっても今日やろうとしたこと何も手がついていないストレスがなくなり少しは進む。
それ以外に飛び込んできたことはできるだけ後回しにする。
今に集中するための７つのポイント
- 食べるときはただ食べる
- 自分の思考を自覚する
- 穏やかでいる
- 運動をする
- 毎日のルーチンに集中する
- メモやリマインダーを活用する
- 失敗なんてないと自覚する
何かをやりながら他のことをするのではく、とにかく一つのことに集中する力を身に着ける。
⑤習慣化する
毎日コツコツ積み上げる習慣は強力な武器だ！１０年間どんなときも毎日続けてきた人と、最近初めた人、持っている経験の量が違う！いきなりうまくなるはずがない
前向きな変化を長続きすることが不可欠だ。
習慣化するための７つのステップ
- 習慣化する項目をひとつだけ選ぶ
- 計画を書き出す
- ゴールを公表する
- 毎日の成果を報告する
- 身についたことを祝う
トリガーと一緒に計画すると効果的！
- 朝起きたら筋トレする
- トイレに行ったら筋トレする
- 家に帰ったら筋トレする
といった感じだ。
それを多くの人に公表してやったことを報告する。
注意点は習慣化に取り組むのは１つのことだけだ。
いくつも同時に手を出すと１００００％失敗する。
３０日間毎日続けることで習慣化に成功したら次の習慣化に挑戦するのだ。
１２の基本習慣（１年かけて身に着ける）
- 毎朝３つ、その日の最も重要なタスクを決める
- シングルタスクを徹底するあれこれ切り替えない
- 受信トレイを空にする
- Eメールのチェックは１日２回だけにする
- 毎日５～１０分エクササイズする
- インターネットの接続を切って仕事をする
- 毎朝のルーチンをこなす
- 野菜とフルーツを毎日たくさん食べる
- デスク周りを整理整頓する
- ショートリストにない頼まれごとにノーという。
- １日１５分家の中を片付ける
- Eメールの返事は５文までを守る
１２個の例が書かれている。
これにこだわることはなく自分なりに１年の計画を立てるべきだ！
⑥小さくはじめる
①～⑤までの原則を守ればシンプルな生き方への脱皮はまずうまくいく。
ただ力を入れすぎると脱落してしまう可能性がある
ほとんどうまくいかない原因がそれだ。
そこで小さくはじめるのが大切だ。
もっとできるかもしれないが、できる限り簡単なものをほんの少しからはじめる。
なぜ小さくはじめると成功しやすいのか
- 集中しやすい
- やる気とエネルギーが長続きする
- やりやすい
- 成功が約束されている
- ゆっくりとした変化には持続力がある
つまり小さな成功を積み上げていけるので大きく成功まで道のりが長いより習慣になりやすいということだ
今回のまとめ
最も重要なタスクが終わるまで他に手を付けない！
シングルタスクで目の前に集中する！
気が散るのでメールやスマホの通知はオフ！
重要事項があるかもしれないがメールチェックは１日２回！
ほんとにやばかったら電話か直接話しかけてくる！
小さく取り込んで習慣化（脱皮）する！
本書はいままで読んだ自己啓発本の中でも、インパクトが大きい。
仕事を多くこなすテクニックよりも本質をついている。
自分で考え、軸を持つことが大事
少しだらだらと例を挙げるのが気になるが、自分の中に落とし込めたとき納得している自分がいた。
次回は実践編を要約していく。待てない人は本を読んで欲しい。読んで損はしない。