前回は原則を紹介した。
今回は実践編を紹介する。
減らすテクニックをしっかり身に着けて実践することで、限られた時間を有意義に使うことができるだろう。
- 記事を読むと
- やることを減らすのになぜ成果を上げられるのか？が理解できる
- 本質について集中して処理する方法を学べる
実践編
人生はシンプルなほどいい。
余分なものをどんどん削っていけば必要な物だけが残る。
ストレスも減って生産性も高まる。
そんな減らす技術の6つの原則を実践するためのテクニックについて紹介している。
①シンプルゴール
目標の達成には3つの要素があり、3つとも無限ではなく限られている。
- エネルギー
- 集中力
- モチベーション
いくつものゴールに向かって手を付けると
限りある要素が発散してしまい、結局どれもゴールにたどり着かない。
ワンゴール
1度に一つのゴールだけに集中する。
ワンゴールの達成のステップ
- ワンゴールを選ぶ
- サブゴールにブレークダウンする
- 週間ゴールを決める
- 今日取り組むタスクを決める
まずは達成したいゴールをリストアップし、
最も達成したいゴールを選ぶ。
長すぎると集中力を保つのが難しいので、1年くらいで達成できるゴールが望ましい。
次にその中から１～２か月で達成できそうなサブゴールを設定する。
そのサブゴールに向けて週間ゴールを決める。
週間ゴールを達成するためのその日の最も重要なタスクを決める。
ゴールを決めてそれを達成するためのステップを計画して行くことで力を分散させない！
②シンプルプロジェクト
達成に1日以上かかるものをプロジェクトとしてリストを作成する。
その中からトップ３を選ぶ
これがシンプルプロジェクトリストになる。
それ以外は二次リストにいれ、ンプルプロジェクトリストが3つとも完了するまでは手を付けない。
一つ終わって手を付けだすと大切なプロジェクトがおろそかになる。
常にトップ３に焦点を当てる。
なぜ3つか？1つだけに絞ると待ち時間が発生した際に進行が止まってしまう。
その間ナンバー２のプロジェクトを手掛けることができる。
- 達成をイメージする
- プロジェクトはタスクに分解する
- 毎日ゴールへのコマを進めてくれるタスクを選ぶ
- 進行状況の見直し
上司にプロジェクトを増やされる場合は
せっかく絞っても上司から急ぎでたちまち思い通りにならなくなる。
そこでうまくプロジェクトを絞る作戦を紹介する。
- それでも自分なりのリストを作る
- 遅らせる
- シンプルプロジェクトリストについて上司に話す
- 上司に選んでもらう
③シンプルタスク
ゴールやプロジェクトをタスクのレベルまでシンプルにして初めて達成可能になる。
そして毎日計画した最も重要なタスクを処理する。そうしてゴールに進む。
それ以外のタスクはどうするか？もっとも重要なタスクが終わったら取り掛かればいい。
3つの重要なタスクを選ぶのに気を付けたいポイントは
1つは人生のゴールに関していることを選ぶ。
そうすることで夢に向かって毎日前進することになる。
もう一つ重要なのはスモールタスクに切り分けることだ
達成しやすくなるため小さければ小さいほどいい。
とにかく取り掛かることが大事だ。
小さいほど取り掛かりやすい。気が付けば巨大なタスクを達成している。
④シンプル時間管理
現実はスケジュールを組んでも思い通りにいかないことが多い。
そこで、オープンスケジュールで行く。
オープンスケジュールとは、アポをスケジュールに入れないようにすることだ。
自分の優先順位をしっかりと知り、熱くなれるタスクを探して取り組む。
時間が許せば最小限の時間であう。
タスクを減らす
３０あるタスクを管理する必要があるが、3つならそもそも管理の必要がない。
誰かに頼んだりあとまわしにしたり約束しなかったり、シンプルにすることに気を配りもっとも重要なタスクに集中する。
ほかの細々したタスクはまとめて行う。
・Ｅメール
・電話
・書類の処理
・ファイル処理
・会議（できるだけ決まった時間に開くようにする。）
・リサーチ
・メンテナンス
⑤シンプルEメール
メールは便利になった一方でとてつもない負担になっている。
重要なタスクから引き離す悪魔とも表現している。
一日中メールチェックしていては仕事にならない
Eメールの処理時間を減らす５ステップ
- 一日のチェック回数を決める
- 最適な時間帯を決める
- 朝一番にEメールを見てはならない
- メールアラートを切る
- 習慣化する
これはすごく重要なことだ
俺は今までメールに支配されていたんだと思うくらい。
メールが来たら即答して、即検討してと、都度対応していたが、
そうすることで自分のやる仕事は電話やメールが来なくなった定時以降。
なんて日々を送っていた。
メールアラートを切ることで集中力が格段に上がった。
朝一番のメールでその日の予定が丸くずれになることがなくなった。
メールは悪魔だ。
受信トレイを空にする
とにかく空にする。
これはGTDで試したことをそのまま実行している。
GTDとは？という方はこれ参考してくれ
⑥シンプルインターネット
俺は仕事中にインターネットを使うときは調べ事するときと限られているのであまり関係なかった。
簡単に言うと気が付いたらSNS見てたり、お気に入りのブログみたり、動画みたりしてネットに依存するなということだ。
⑦シンプルファイリング
これはまた別の記事を書こうと思うが
俺が一番苦手とするデスクの上をシンプルにするということだ。
（いろいろやってみるもののすぐに書類の山になってしまうんだよな・・・。）
ファイルシステムを作る
使いやすくするカギはシンプルにすること。
そのためのステップ
- 整理の前に減らす
- シンプルなファイルシステムを採用する
- すぐにファイルする
- 備品はいつもたっぷりと手元に
- ファイル作業そのものを減らす。
まずは減らすこと書類をひとまとめにしていらないものを捨てていく。
捨てられないものを保留ファイルに入れておく（がその後使うことはない）
誰かに読んでもらったほうがいいものは人に渡す。
じゃとで必要になるのがわかっているものはファイルする。
必要なフォルダを作って50音順に並べるだけのシンプルさがいい。
ファイルは一つにして、不要になったら捨てるようにする。
そしてすぐにファイルする。とりあえず積んでおくとすると決してうまくいかない。
まさに塵も積もれば山となる。5秒で終わることがまとまって500秒かかるとなると
どんどん手を出しにくくなる。
ファイル作業そのものを減らす。
オンラインで管理したり、そもそも印刷物を減らす。
デジタルで保存するなど。で減らす。
⑧シンプルコミットメント
コミットメント（関わり合い）ということで仕事以外の関わり合いのせいで余白がなくなっていく。
委員会、会議、セミナーや講義の受講、定期打ち合わせ、交流会などだったり
個人でも町内会の活動、家族との約束、趣味や恋人、友達…と嵐のような関わり合いで時間とエネルギーが奪われる。
リストアップして整理する。
項目ごとに分けて、その関わり合いが自分の人生に価値を与えてくれるものなのか、どれほど重要か、
自分の価値観や優先事項とあっているか。辞めたら人生はどう変わる、目標や夢に近づけるものか
など自問してリストを完成させる。
それから大切ではないものを減らしていく。
減らし方
ノーと言う
自分の時間は限られている。好きなこと以外の時間をして人生が終わってしまう。
まとめ
人に時間を支配されたままではなく、
何が大切かを自覚し自分の大切な時間を確保するため、ノーと言うことを覚える。
この本を読み終えて少し強くなれた俺がいる。