「ダンドリの仕方」を学んだことはあるか？
仕事を進めるために、社会人が身に着けるべきスキルなのに、
実際は、学生時代に学ぶわけでもなく、誰かの背中をみて学んでいるという人は多いのではないだろうか。
どう考えてどう動くのかをまとめたのが本書になる。
本書のポイント
色々有益な情報があるが、サラリーマンの自分にあえてはめて大切なところを3つ挙げる。
1.邪魔な仕事を排除して集中時間をつくる
メールと電話一つ一つ丁寧に対応していたら、本来やるべき仕事が終わらない
どうすればいいか？
答えはやらないことだ
集中して仕事をしている最中に、話しかけられたりメールや電話で中断され、元の作業に戻り、
また、話しかけられたりメールや電話で中断され、元の作業に戻り、
なんてことをやっていると、朝一にやろうとした元の作業をやるのが定時後になってしまう。
メールの通知は常時オフ
1日に50～80件メールが来る。仮に1つのメールの対応に平均5分かけたとして250分
つまり4時間はメールに時間を割くことになってしまう。それを細切れに処理していると5分に1回集中が途切れる。
そんな状態では本来やることは進まない。メールは時間を決めて処理する。
集中時間は電話はマナーにして、出来るだけ気が付かないようにしておく
電話している間にさらに電話がくることが多く折り返し掛けたら、「解決しました」なんてことがよくある。
不安だからとりあえず電話してくる人もいる。
ただ、
ちまちまメールでやり取りしないで電話で一発解決させる
経験上、メールを使用する方がいい場合は後日エビデンスとして確認する事項や決定事項の連絡などである。
そのメールに対して相手から質問が来るという形ならまだいい。
メールのうち初めで自分から質問事項などのやり取りを開始する場合は電話がよい。
メールでやり取りしてもなかなか結論にたどりつかず欲しい回答がもらえない場合が多い。
文章のみの限られた情報で
相手の人に理解してもらえるように文章を打ち、相手の中でしっかり問題点を理解してもらわないといけないからだ。
いきなり、メールで
「今うちの子が熱を出して、調子が悪そうですが、何を食べさせればいいでしょうか。」
なんて医者に質問したとして、医者の立場からすると
- 熱は何度なのか、
- 調子が悪いとはどういうことか
- うちの子って男の子？女の子？それともペット？
- 食欲があるのか？
- そもそもなにを食べればいいかに困っている？
とその後メールだけでやり取りをしたとして、具体的な食べ物を提案してくれるまでどれだけやり取りをすればいいか想像してみてほしい。
質問受けた側として頭の中が？？？だらけになってしまうことが想像できるだろう。
電話であれば、その場でやり取りできるので、大体の状況を把握することができてスピーディーに提案してくれるであろう。
電話だと相手の時間を奪ってしまうというかもしれないが、メールを読み解いて、
返信の文章に悩んでいる時間を考えると電話のほうがお互いに効率がいい場合があることも覚えておいてほしい。
予定の組み方
定常業務であれば自分の標準時間をもって5割増しで予定を組む。
タイマーなどを使って、時間を測定しどの作業でどれくらいかかるのかを明確にしていくことで、
作業時間の見積もりの精度が上がる。
そして隙間時間を無駄にしないで何かを片付けることができるようにすることだ。
もし1日10分の隙間時間があれば年間2400分＝40時間になる。
半分の5分でも20時間だ。ここをただ休憩して過ごしているだけではもったいない。
いかに有効に使えるかが大事だ。
時間を買う
お金を払うことで時間が短縮できることがあるなら、
そしてできた時間で何をするかを明確にして積極的に時間を買うべきだ。
例えば、プライベートでも洗濯機に洗濯をさせている間に洗い物をしていたが、
食洗器を導入することで洗濯と洗い物を同時にしている間に掃除をすることができる。
など、時間を有効に使えるようになる。
時短家電3種の神器を検討してみてもらいたい。
- ・乾燥機もしくはドラム式洗濯機
- ・食洗器
- ・ロボット掃除機
2.弱点克服でオールマイティーではなく、強みを伸ばす
一人で色々抱え込んで完ぺきにこなそうとする人もいるが一人では限界がある。
周囲を巻き込み、それぞれの分野の専門家にサポートしてもらう方が仕事がスムーズに質も高くなる。
すべて自分で完ぺきにできる人もいるかもしれないが、それぞれの専門家と同等に同じスピードでこなすことは出来ないだろう。
仕事でスピードは大事だ。同じ質の仕事をするにも1か月で結果を出すのと1年後に結果を出すのでは成果に大きな違いができてしまう。
完ぺきを目指さず、スピーディーに処理し、ある程度のところでリリースしてダメなところを修正して完成度を高めるのが大事だ。
完ぺきに仕上げた後にそれがだめだった場合、修正もできないためそこに費やした費用が無駄になる。
それよりもまだ半分くらいでダメなら方向を見直して、仕上げていくことでダメになりにくいし、無駄な時間を作業してしまうこともなくなる。
失敗しても死ぬわけではない。
ミスを恐れず前進する気持ちでいろいろ経験をした方が結果的に良いものを創り出せる。
逆に失敗して学ぶことは自己投資と考える
頭で考えてあーでもない、こーでもないと悩むのなら
自分の考えを紙に書き出して整理することで状況を理解しやすいし他の人にも伝えることができるようになる。
言葉だけで巧みに話されるより
絵が一つあるだけで説明されたときの理解度が違うという経験はないだろうか？
悩んだらとにかく紙に書く習慣を身につけろ
図でも言葉でもタスクの羅列でも、頭でただ悩んでいるだけより書くことで何か発見がある。
弱みを克服している場合じゃない強みを伸ばせ
弱みに目を向けて改善しようとしていてはただの凡人にしかなれない。凡人が集まったところで何もできない。
ある分野の専門家になるため、自分の強みを把握して誰にも負けない強みを持つことだ。
一人でなく、グループで戦う場合専門家同士が集まれば弱みを補いあって弱みがなくなる。
3.定時で帰るキャラづくり
これは自分のマインドが重要だ。
「残業する人は仕事ができないやつ」ということを言い聞かせる。
平日でもプライベートを充実できるように仕事を早く切り上げてる方がいいだろう。
毎日毎日朝から晩まで仕事をして、集中力が切れて生産性が落ち、自分にとっても会社にとってもよくない。
テキパキ仕事をこなして、定時で帰る！
そして周りからもあいつはテキパキ仕事をこなして、早く切り上げているというキャラ作りをすることだ。
やるべきことをきっちり片付けて早く帰る。
・期限設定を余裕を持つ
・仕事の目的を明確にし、余計なことはしない
・自分のキャパシティーを熟知し、スケジュール管理する
・余裕をもってスケジュールを立て、想定されるリスクにはあらかじめ備える
・トラブル回避できるように常に注意している。
受け身でやらされてばかりでは残業は減らない。
自ら仕事を切り開いて楽にする！
まとめ
だいぶ俺の思いも入れ込んでしまったが、
残業せずダンドリよく仕事をするにはとにかく
集中して処理！自分の強みを伸ばす！テキパキこなすにはどうすればいいか常に考えるマインド！
これしかない。
細かいテクニックは本書を読んでもらいたい。