ここ最近感じるのは、後輩が起こした問題は自分の責任になる。
部下の責任を上司がとるのは当たり前のことだが、
組織的には同列にあり、経験年数が長いから後輩の面倒を見ているが部下ではない。
上司の部下である。残業を指示することもできなければ評価もできない。
ここで都合よく押し付けてくる「先輩のお前が面倒見なくてどうする」と
それでいて俺が残業が増えるともっと下にやらせろと、お前に仕事を振っていいないのに残業時間が突出しているのはおかしいと。
一つでも当てはまったら実践してほしい。
- 残業でいつも帰りが遅い
- 自分の仕事も同じくらいあるのに、後輩の仕事をチェックする立場にある。
- 後輩のミスの責任が自分に押し付けられる。
なぜいつも残業になるのか
なぜ残業になるのか考えたことがあるだろうか。
残念ながら絞るだけ搾り取ろうとする上司や同じように絞られている同僚は助けてはくれない、
自分で理由を分析して対策を考えていくしかない。
俺なりに考えた残業が多くなる理由を3つ挙げる。
1.仕事量が多い
サラリーマンである以上、仕事が勝手にやってくる。
フリーランスからしたらありがたいことなのだが、サラリーマンだと何もうれしくない。
いつも早く帰るあの人と違うのは何か。
1.断る技術
断れずに安請け合いしてしまい、結果納期も遅れ迷惑をかける。
自分はつらい思いをしているのに、だれも得しない。
対策はたった一つ
対策は断れなくて曖昧な返事をしないことだ
そうこうしているうちに相手の期待値も上がり、また時間が過ぎてしまった分それなりの資料を作ろうとしたりして時間を費やす。
出来ないときはまずいつならできると答えて待てるなら受けてもいいが、そうでなければ厳しいですねと即答で断ればいい。
2.手を抜く技術
ただ手を抜いてだらけろというわけではない。ここを読んでいるあなたはおそらく
色々気遣いができて頑張っているのに、余計なことをするな、残業を減らせと叱責されたことがあるかもしれない。
そうなるとモチベーションもあがらずやってられない。
そんな時は、過剰サービスをしないことだ。
過剰サービスとは無駄な頑張りや余計なお世話で相手の期待値を上げてしまう。
大体が部門の問題で、
何をどこまでやるかが曖昧で業務プロセスがしっかりない場合に起こりがちだ。
そこにちょっとの善意と正義感が裏目にでる。
過剰サービスを行わないための3つのステップ
- 自分の部署のミッションと役割を書き出す。
- 部署のミッションと役割に対して自分の役割を書き出し目標設定する。
- 業務ルールや優先度を設定していく
そしてこのプロセスのマネジメントを行う役割は上司だ。事あることにミッションと役割を確認して少しずつ整備していこう。
2.自分でやろうとしてしまう
他の人に任せて自分の時間をつくることだ。
部下がいる場合は部下をうまく使えるかどうかが大事になる。
部下は馬鹿だと思え
部下は優れていると考えて接すると向上心も持たず馬鹿のままでいようとする部下を信頼していたら痛い目を見る。
優れた部下でも最初は馬鹿だと思って接することだ。
馬鹿にするということではなく、本来人間は馬鹿であると考え、馬鹿を克服できるように部下の潜在能力を引き出すようにサポートするマインドだ。
つまり
リーダーとは馬鹿を使いこなすことができる存在である
一言で馬鹿といっても様々な馬鹿がいる。
部下の馬鹿さ加減をしっかりと見極め、一人一人の馬鹿さに応じて使いこなせるのが優秀なリーダーだ。
そのためにリーダーに必要なのが論理力である
道筋を立てて、行動や思考を他者にわかりやすく伝える力だ。
部下の言う屁理屈を察知してそれを本人にわからせなければならない。
それをわからせるにも論理力が必要になる。
また行動にも論理力が必要になる。
言ってることとやってることが違うと部下は信頼しない。
つまり方針をしっかり決め、どこに力を入れるのか、
どこで手を抜くのかを示し、その通りに論理的な説明と行動をすることが大事だ。
3.現状の分析ができていない
現在の仕事量がわからない場合は、
todoistなどのToDoアプリやカレンダーを使い一度すべてのタスクと時間を吐き出して、予定時間を見積もることだ。
現状の作業にマニュアルがなく人によってやり方が違う場合は、マニュアルを整備していくことだ。
とにかく今ある作業をやるプロセスやかかる時間などをしっかり出せるようにすることで、
時間も見積精度も上がり、人に依頼した時の時間も読めるようになってくる。
そして、大事なことは
上司がその上の上司に現状を報告できていない
上司が報告するにはそれなりの材料を持たせてあげる必要がある。
なぜ忙しく、何に時間がかかっているのかなど、定量的に示す必要がある。
上司は忙しいことをわかっていたとしてもその上司には伝えていない。
むしろ、自分のグループがぐちゃぐちゃでうまくいっていないことなんて伝えても自分の責任になるだけだ。
隠したいだろう。
そして、結果だけの報告で目標達成しているのであれば、経営層は問題意識を感じず順調だと思い、
今まで通り頑張ってくれとなるだけである。
その結果を出すために、休職者をだして、残業を900時間やっていたとしてもだ。
いかに業務が回っていないのかを定量的に数値で示す必要がある。
そのためにもどれだけの量の仕事があるのかを示せるようにする必要がある。
無限に湧いてくるタスクをとにかく書き出し、予定時間を入れていく。
そして、数値をもって仕事を断るか期限を先に設定することで、仕事量を調整する。
もっと早くと言われた場合は、じゃあ他の何を遅らせるかを十分話し合い、あれもこれもと安請け合いはしない。
結果どれも手が回らなくて、十分なアウトプットもできず、
自分も苦しいし、仕事を依頼してきた相手も物足りないし、誰もいいことがないからだ。
まとめ
残業が多くなるのは、仕事量が多いからだ。
見直すには、量を減らすしかない。
仕事を断り、部下を使い、仕事を減らす。
そして、上司のマネジメントによる影響が最も大きい。
経営層にはリソースを増やすように認識してもらう必要がある。
上司が動かないなら動ける材料を渡し上司を動かす必要がある。
