日々の仕事に追われ手帳にタスクを書き込んで埋めてどうもうまく管理できず、
気が付けばマルチタスクになって効率が悪くなってしまう。
仕事に追われる毎日を改善するために、今回はGTDというメソッド（方法）を実践して
生産性を向上させて定時で上がる体質を作っていく。
仕事に追われ時間がない
いつのまにかマルチタスクになって生産性が上がらない
タスク管理として付箋をディスプレイに貼ったり、リストを作っても更新がうまくいかない
GTDとは
このページを見ているあなたは、何処かで耳にしたことがあるかもしれない。
Getting Things Doneの頭文字で、簡単に言うと
頭の中のものを全部だして空にして、やるべきことに集中する手法。
頭の中に気になることがあると、それに気を取られやるべきことの作業効率が落ちてしまう。
実践することでそのストレスから解放される。
いままでタスク管理の本を読んで理解したつもりだが、いまいち実践できていなかった。
なぜできないか？自問自答すると最初にタスクをリスト化まではやるが、
毎日突発の仕事で上書きされて1週間もたてば最初に立てた予定から大きく外れ、
最新の状態に見直す作業が出来ない。
そこを重点に考え、実践できるように基本となる5つのステップで独自にアレンジをしてた。
１）把握する
頭の中の気になることをすべて集めるステップ
判断しなければならないこと、やらなければならないことをとにかく集める。
必要なもの
inboxという受け皿を作る。
タスク管理ツールやExcelだったりOutlookのタスクとかでもいいです。
手書きでやると後で打ち込む手間が発生するので、スマホやPCで同期できるタスク管理ツールがおすすめです。
→参考おすすめのタスク管理ツール
いつやる？
いつでも思いついたらリストに追加して頭の中から外に出す。
手順
とにかく思いついたことを漏れなく書き出します。物事の大小や緊急度、にかかわらずすべて書き出します。
ここではまだ分類とかせずに兎に角項目を書き出すことに集中します。
今この記事を読んでいる間に思いついた気になることも書き出します。
２）見極める
全ての「気になること」を「inbox」に入れたら次の行動を見極めるステップ
タスク管理で失敗するのは大体このステップで何をするべきか考えられていないままになっているため
頭の中で不安を抱えたままの状態になっている。
手順
「気になること」ひとつづつに問いかける
１．これは何か？
気になることについて何をしなければならないのか判断が必要
難しい文章つらつら並んでいる書類とかで何をするか明確でないものとかを想像してほしい。
どう処理していいかわからずそのまま放置すると山のようになっていく。
そうならないためにまずそれが何なのかを考える。
２．行動を起こす必要があるか
今すぐ行動をおこす必要のないものと行動を起こす必要があるものがある。
今すぐ行動をおこす必要のないもので現時点で無価値で必要のないものは
「ゴミ箱」へいれる
今すぐいやる必要はないがいつかやるものは「いつかやるリスト」へ入れる
後で必要になるかもしれない情報は「情報」に入れる。
行動を起こす必要のあるものはさらに判断が必要になる。
2分で終わるものは「すぐやる」
誰かに任せられるものは誰かに依頼し「連絡待ちリスト」に入れる
自分がやるべきことなら「次にとるべき行動リスト」に入れる
３．求めている結果は何か
４．次にとるべき行動は何か
物事が一つの行動で完結しないものは、
その行動の望む結果は何なのかを考え
その結果のことを「プロジェクト」と呼び、「プロジェクトリスト」に入れて
更にステップに分けていく。
５．やる日が決まっているか
決まっていれば管理すべき「カレンダー」に入れる
※TODOはカレンダーに入れない。
カレンダーには特定の日・時間に行動する情報のみを書く
TODOを書くと終わらなかったことを別の日に書き直す手間ができるし、
モチベーションも下がっていく。
また、その日にどうしてもやらなければいけないことでないことが記載されていると
本当にやらなければいけないことに集中できなくなる
６．いましなくていいものか
いましなくてよければ「いつかやるリスト」にいれる
７．次のアクションが決まっていない
次のアクションを考えて「次にとるべき行動リスト」にいれる
３）整理する
見極めるのステップで8種類のカテゴリーに振り分けられる
- inbox
- ゴミ箱
- いつかやるリスト
- 情報フォルダ
- プロジェクトリスト
- 連絡待ちリスト
- カレンダー
- 次にとるべき行動リスト
４）更新する
1日の終わり
inboxの処理・整理
追加されているものを振り分ける
週の終わり
残った行動やプロジェクトのリスケ
月の終わり
全体的に見渡して見直しが必要か
年度の終わり
アイデンティティ
価値観などと照らし合わせ
更新を繰り返しのタスクに入れる←これが重要
定期的に見直しタイミングを作ることで体に染み込ませる。
５）選択する
あなたのとるべき行動
本を読んで落とし込む
早い時間で理解できる漫画は素晴らしい。
ただ詳細となるとやはり書籍のほうが深くまで記載があり理解が不十分になるということはない。
おすすめは漫画で広く認識してから書籍で詳細を深堀するやり方。
セミナーで体験する
1日と少し長い上に5万と少し高いが予定が合う人はこっちのほうがおすすめできる。
本を読んで自分で理解するよりも出来る人に教えてもらい体験する方がはるかに経験値が高い。