こたろすです。
今回は職場の若手が育たないと嘆くあなたにその理由を教えます。
以下部下の行動に当てはまったらぜひ一読を。
- 言ったことしかできない。むしろ言ったこともできない
- 知りませんでした忘れてましたと平気で言う
- 終わっていないはずの仕事を終わったと思いこんでいる
- ホウレンソウがない
- 自分で考えて勝手に進めて問題が起きてから気がつく
散々教えて来たけど、どうも育たない本人のやる気の問題だと思っていたが、
やっと結論にたどり着いた。
結論：マニュアルがない
もしマニュアルがすでにあるのであればマニュアルがよくない。
マニュアルがあったらマニュアル人間になるとか
マニュアルを作ったら作る方は賢くなるが使う方はバカになるとマニュアルを軽視され続けてきた。
本当にそうだろうか。
マニュアルがないことで起こる問題
１．人によってやり方バラバラ
昔先輩から聞いた内容を自分流にアレンジして更に後輩を教える
しっかり理解していないと、なぜそれが必要なのかの大事な部分を教えることができず、
上部だけのやりかたを改悪しておしえることになりどんどん技術が劣化していく。
２．効率のいいやり方を誰かが知っていても共有されない
Aさん３０分 ミス５
Bさん４５分 ミス１
Cさん１２０分 ミス０
どのやり方がいいだろうか。
Bさんのやり方をベースにミスが出ないようにする方法を考えたほうが効率がいいと思う。
つまり共有してブラッシュアップすることで全員の効率良くなるのだ。
３．属人化していく
優秀な社員は教えてくれないので自分で勉強したり、
いろんな部署と繋がって仕事をしてしまう。
そうなると、他部署から仕事を直接依頼され出来るからやってしまったりと、業務範囲が不明確になる。
出来る人に仕事が集中し、その人の仕事がわからないので誰も手伝えない、
特定の人だけ夜遅くまで仕事をして他の人は定時で帰る。出来る人が嫌になって転職する。
そこに若手に引き継がれると今まで◯◯さんはやってくれていたと、悲劇が起こる。
つまりマニュアルがないと弊害しかない。
個人として成長するが、グループとしてその人がいなくなるとレベルが下がることになる
マニュアルがグループの経験である
失敗しないマニュアルの作り方
通常の業務をやりながらになるのでマニュアル作ると言っても簡単ではない。
長期で計画を立てて作成することになる。
マニュアル作成ステップ
- 現状フロー把握
- マニュアルの体型作り
- テンプレート作成
- 作成、チェック
- 発行、勉強会実施
詳しくは別記事で作るが、
１、まずは現状の業務フローを整理する。
意外とすべての業務を網羅したフローはないのではないだろうか？
２、次にマニュアル化の全体構想を作成する。
フローができたら、マニュアルの構成を作成する。
大分類、中分類、作業項目
といった形で分類し、目次のように構成を作る
３、そしてマニュアルがばらばらにならないようテンプレートを作る
４、作成し、中をチェックしていく
定期的に進捗を確認できるようにツールを使用する
５、発行したら、中身をみんなで共有し、
質疑応答があれば必要に応じて改定し更にブラッシュアップする。
この流れでマニュアル化することでグループ員のベクトルをあわせてグループとして成長していけるだろう。
あとがき：マニュアル反対派への反論
マニュアル化の弊害？
▶まずマニュアルを作ってから言おう誇れるマニュアルが有るのか？
▶マニュアルの作り方を考えるべきだ。ポイントになる情報があるか？定量的に誰がやっても同じ作業ができる内容か？
▶一度作ったら終わりではない、見直しをしているか？
マニュアル人間になってしまう？
▶結構結構、まずはマニュアルをこなせる様になってもらう。
創意工夫はそれからだ。一度に両方求めるな。
▶そもそもの基礎ができていなくて、仕事のやり方、考え方もバラバラの方がいいってことか？
まずマニュアル作ろう